Sous-sections

• 6.1 Calculs et références à des cellules
• 6.2 Analyse graphique

6. Calculer avec un tableur

Le tableur est l'outil qui a permis l'invasion des services comptables et de ceux de gestion par les ordinateurs personnels (PCs). C'est l'outil par excellence qui permet une approche relativement conviviale des calculs numériques sur ordinateurs (les quatre opérations mais aussi, des estimations statistiques, des simulations de scénarios donc modé lisation...). Si l'on le relie à des bases de données, il peut se révéler un outil puissant pour analyser l'ensemble d'informations dont dispose l'entreprise.

6.0.1 Tableur et l'organisation des données

Le tableur utilise une représentation relativement peu habituelle des données.

Les données (du texte, des nombres, des dates...) sont stockés dans des cellules. Chaque cellule correspond à l'intersection d'une colonne et d'une ligne dans une feuille de calcul. Un classeur regroupe plusieurs feuilles de calcul concernant le même problème.

Une feuille de calcul est donc formée de colonnes et de lignes.

Chaque élément du tableur - classeur, feuille de calcul, colonne, cellule - est désigné par sa référence. La référence permet de l'identifier sans aucune confusion possible avec une autre cellule contenue dans une autre colonne contenue dans une autre feuille contenue dans un autre classeur... Par exemple, les lignes sont numérotées $1,2,3...$ et les colonnes portent des lettres $A,B,C...$ Par conséquent, la cellule qui se trouve à l'intersection de la ligne $10$ et de la colonne $C$ peut être référencée par $C10.$ Si en plus en se trouve dans le Classeur 1, on peut la référencer sans ambiguïté: $Classeur1:C10$. Cette référence la différencie pleinement de la cellule qui se trouve à l'intersection des mêmes colonne et ligne mais dans le $Classeur2$. Car dans ce as, nous avons la référence $Classeur2:C10$.

Sans ce système de référence complet et précis, on ne peut effectuer des calculs dans le tableur. Il faut donc bien comprendre l'importance et le fonctionnement des références. Elles sont notamment à la base de l'écriture des formules permettant les calculs. De plus, on peut associer un nom précis à un ensemble de cellules de manière à pouvoir leur faire référence sans utiliser leurs coordonnées.

Chaque cellule peut contenir une valeur. Cette valeur est soit saisie par l'utilisateur, soit le résultat d'un calcul exprimé par une formule. Une valeur possède un type (réel, monétaire, chaîne de caractère...) et est affichée sous un format (nombre de décimaux, alignement...).

Les formules

sont des expressions qui sont évaluées par le tableur et retournent un résultat. Par exemple, $Exp\left( x\right) +1$ est une formule mathématique $\left( e^{x}+1\right)$. Les formules sont bâties avec des fonctions. Le tableur peut mettre les références des cellules dans les formules de manière à effectuer des calculs sur elles. On peut donc écrire $C2=Exp\left( A1\right) +B2$ qui nous donne la valeur de la cellule $C2$ à partir des valeurs contenues dans les cellules $A1$ et $B2$.

Les formats

sont les attributs des cellules qui permettent de présenter lisiblement leurs valeurs: les formats de date, d'heure, monétaires, pourcentage, ainsi que gras, italique, etc. Selon le format choisi la même valeur contenue dans la cellule peut apparaître de manière tout-à-fait différente.

6.0.2 Fonctionnalités

Le tableur est utilisé pour l'informatique de gestion (facturation, gestion stocks...) et l'informatique de décision (prévisions, analyses...).

6.0.2.1 Saisie des données

Elle se fait par une saisie directe dans les cellules ou par importation de données à partir d'autres sources (bases de données, traitement de texte).

6.0.2.2 Traitement des données

• stockage des données;

• calculs mathématiques, financiers, statistiques;

• résolution de problèmes d'optimisation;

• simulations de scénarios;

• synthèse des données contenues dans la même feuille ou dans plusieurs feuilles différentes;

• analyse des observations ( traitement d'enquêtes).

6.0.2.3 Présentation des résultats

Une feuille peut contenir des données qu'on peut présenter avec une mise en forme riche et agréable mais aussi des graphiques réalisés à partir de ces données (cf. format automatique et graphique).

6.1 Calculs et références à des cellules

Chaque cellule peut contenir une valeur saisie ou le résultat d'un calcul effectué à partir des valeurs d'autres cellules. Dans ce la, elle contient une formule qui représente ce calcul. Une formule commence toujours par le symbole = et elle contient des opérateurs et des références à des cellules à partir des quelles on effectuent ces calculs. Les opérateurs peuvent être arithmétiques (les quatre opérations), des comparaisons, des fonctions (mathématiques, statistiques, financières) qui prennent comme arguments des ré férences à des cellules.

6.1.1 Comment faire référence à une cellule?

La cellule se décrit grâce à ses coordonnées en termes de ligne et de colonne. A l'intersection de la ligne $3$ et de la colonne $C$ se trouve la cellule $C3$.

Mais il est aussi possible de faire référence à une cellule relativement à une autre.

6.1.1.1 Référence relative à une cellule

C'est une facilité qui fait partie de la puissance d'un tableur. Imaginons que nous devons faire les calculs suivants: 12+10, 14+25, 30+32. On pourrait écrire trois formules différentes pour ces opérations. Mais en fait, il suffit de copier la même formule à des cases appropriées pour qu'elle s'adapte automatiquement aux donné es:

Dans ce cas, la formule s'adapte automatiquement aux références des cellules de manière à calculer la somme de la cellule pré cédente et de la cellule suivante. C'est ainsi que la dernière ligne donne une valeur nulle puisque les valeurs correspondantes sont absentes, donc nulle (pour une opération arithmétique, il existe aussi une valeur spéciale qui correspond à l'absence de données).

Imaginons maintenant que nous désirions justement de faire apparaître exactement le même résultat à quatre cellules différentes. La fonctionnalité que nous venons de voir semble nous empêcher.

6.1.1.2 Référence absolue à une cellule

Dans ce cas, la copie ne devrait surtout pas ajuster les références contenues dans la formule. Cela nécessite l'utilisation des ré férences absolues dans la formule. Pour cela la coordonnée (ligne ou colonne ou les deux) qui ne doit s'adapter doit être précédée d'un signe de $\$.

En l'occurrence, étant donné que les colonnes restent les mêmes, il n'est pas nécessaire d'utiliser des références absolues pour elles. Le deuxième cas illustre aussi ce que l'on appelle la référence mixte.

C'est en jonglant de manière adéquate entre les différents types de référence qu'on pourra effectuer des calculs sophistiqués à souhait.

Il est parfois plus facile de faire référence à une cellule en lui donnant un nom (Menu : Insertion/Nom/Définir):

6.1.1.3 Choix du type de référence

Voici trois principes pour vous aider:

• Les cellules isolées qui contiennent des données fixées doivent être référencées par nom, ce nom sera choisi de manière à décrire le contenu de la cellule (tva, rabais...). il s'agit en fait des constantes.

• La cohérence de la feuille de calcul implique en fait que chaque donnée n'apparaisse qu'une seule fois. Imaginons que le montant de la TVA apparaisse en C3 et F36. Le jour où le taux de TVA change, il faudra ajuster chacune de ces cellules. Si l'on oublie d'actualiser F36, tous les calculs seront compromis. C3 et F36 doivent donc être calculées à partir de la cellule tva.

• Attribuer des noms à des cellules chaque fois que cela est possible et cohérent. Il sera d'autant plus facile pour vous de relire la feuille de calcul et de la corriger le cas échéant.

6.1.2 Référence à une plage de cellules

On a souvent besoin de faire référence non pas à une cellule unique mais à plusieurs cellules adjacentes. Pour calculer une somme de $n$ termes, il faut bien pouvoir indiquer les cellules qui sont concerné es. on pourrait bien sûr le faire en faisant individuellement ré férence à chacune d'elles comme on l'a vu. Mais si l'on veut sommer les ventes de $200$ magasins, cela sera plutôt long. il serait pratique d'utiliser une fonction à la quelle on peut indiquer toute la plage de cellules qui contient les valeurs à sommer. En fonction de l'organisation des données sur la feuille de calcul, nous avons plusieurs possibilités:

• Si les cellules sont vraiment dispersées sur la feuille, nous devons y faire référence individuellement, en les séparant par $\ll ; \gg$: SOMME(A1;F5;Z765).

• Si les cellules concernées sont regroupées sur une zone rectangulaire (ligne, colonne, rectangle), on peut y faire référence en indiquant les extrémités de cette zone séparées par $\ll$:$\gg$: SOMME(A1:A5), SOMME(A1:F1), SOMME(A1:F5).

• On peut combiner les deux méthodes pour combiner des zones dispersées sur la feuille: SOMME(A1:A10;F5:F10).

Il est aussi possible de donner un nom à une plage de cellules ($ventes$ : $A10:A35$).

6.1.3 Formules et fonction

Un calcul peut être affecté à une cellule en faisant suivre le symbole $=$ d'une formule de calcul utilisant les fonctions incluses dans le tableur.

6.1.3.1 Les expressions

Les expressions arithmétiques

Elles sont construites en utilisant les opérateurs arithmétiques usuels et de constantes, de ré férences, de fonctions. Les opérateurs disponibles sont:

+	Addition
-	(unaire) prendre l'opposé
-	(binaire) soustraction
/	division
*	multiplication
^	puissance

Les expressions conditionnelles

Elles sont construites à partir des comparaison et leur résultat peut être VRAI ou FAUX. Les opérateurs de comparaison sont

:=:	Égal à
$>$ :	supérieur strictement
$>$ =:	supérieur ou égal à
$<$ :	inférieur strictement
$<$ =:	inférieur ou égal à
$<$ $>$	différent de

Par exemple, l'expression $E2<>10$ aura la valeur FAUX uniquement quand E2 contient exactement la valeur $10.$ On peut combiner ces conditions par les opérateurs logiques ET, OU et NON.

Les expressions textes

Elles sont construites à l'aide de l'opérateur & qui permet de concaténer (mettre bout à bout) deux chaînes de caractères. Si $nom=$Smith et $prenom=$Adam$,$ $prenom \& nom=$AdamSmith et $prenom\&''$ $''\&nom=$Adam Smith.

6.1.3.2 Les fonctions

Tout tableur moderne contient un ensemble très riche de fonctions intégrées. Les fonctionnalités précédentes, combinées à ces fonctions donnent un outil de calcul très puissant.

L'assistant de fonction permet d'avoir un aperçu de toutes les fonctions disponibles avec une aide associée à chacune d'elles. On y accède par le menu Insertion / $f_{x}$Fonction.

6.2 Analyse graphique

Une des forces d'un tableur est sa capacité à présenter les données sous la forme de graphiques différents. Pour cela, on choisit l'étendue de cellules que l'on veut représenter sous forme graphique et on active l'Assistant de graphiques.

Les différents types de grahiques demandent des données organisées de manières adéquates. Une histogramme ne se dessine pas avec les mêmes données qu'un graphique boursier. L'aide consacrée à chaque type de graphique précise le format attendu par chacun d'eux.