Sous-sections

• 5.1 Structure d'un document
• 5.2 Fonctionnalités d'un traitement de texte
• 5.3 Quelques éléments de typographie et de mise en page
• 5.4 Microsoft Word
• 5.5 Première rencontre avec Microsoft Word
• 5.6 Mise en page d'un texte

5. Utiliser un traitement de texte

Un traitement de texte permet de composer, manipuler et modifier des documents formés de textes. Cette présentation se basera sur le standard de fait actuel qui est Microsoft Word 2000. Il ne faut pas oublier que d'autres logiciels tout aussi efficace, si ce n'est plus, existent sur le marché: Wordperfect 2000, Lotus Word Pro, ou Star Office qui est gratuit. La logique générale de ces outils est commune et elle est basée sur la définition de la structure d'un document^5.1.

5.1 Structure d'un document

Le paradigme objet qui a été développé dans la programmation se généralise de plus en plus en informatique et son principe couvre même la définition d'un document. Dans les systèmes actuels, un document est un objet qui contient d'autres objets (graphiques, tableaux, équations,...). Chacune de ces objets a des propriétés (taille, police..) auxquelles vous accédez généralement quand vous cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Parfois les menus s'adaptent même en fonction de l'objet qui est activé.

Sans développer plus en détail cette approche (qui conditionne néanmoins les fonctionnalités des logiciels), nous allons nous intéresser à la structure générale d'un document texte et cela, pour une raison tout-à-fait pratique: le formatage d'un texte devrait être fait en fonction de sa structure et non de son apparence visuelle. Il existe des logiciels purement basés sur cette idée (LaTeX, HTML...).

Un document est formé d'un certain nombre d'éléments hiérarchiques, indépendamment de son apparence et de son sens. Il y a alors quatre niveaux conceptuels distincts dans un document:

1. le mot : c'est un groupe de lettres; deux mots sont séparés par un espace ou un signe de ponctuation;

2. la phrase : c'est un groupe de mot (et de signes de ponctuation); deux phrases sont séparés par un point (simple, d'interrogation, ou d'exclamation);

3. le paragraphe : c'est un bloc formé de phrases; deux paragraphes sont séparés par un retour à la ligne;

4. le document dans son ensemble : de façon évidente, c'est l'ensemble des paragraphes composant le document.

La ligne ne fait pas partie de la structure d'un document, elle apparaît pendant la mise en page et selon la mise en page retenue, son contenu peut changer.

Chacun de ces éléments peut avoir des propriétés de mise en forme (police, taille, style, espacement) mais cela est indépendant du contenu de votre document. Quand vous rédigez un texte, vous commencez par un plan et ensuite vous développez la structure sémantique (l'articulation des idées que vous voulez exprimer dans le texte). La présentation doit aussi suivre ce même cheminement.

Par conséquent, trois étapes peuvent être distinguées dans la réalisation d'un document:

1. l'entrée : la saisie ou le chargement d'un texte depuis un disque ou Internet; c'est dans cette étape qu'on définit la structure du document;

2. la mise en page : on associe une présentation (des propriétés) à chaque élément de la structure; en principe, tous les éléments de même type doivent avoir la même présentation; on parle du style de ces éléments;

3. la sortie : la production d'un document papier ou électronique en vue de la diffusion.

Le logiciel de traitement de texte nous aide dans ces trois phases.

5.2 Fonctionnalités d'un traitement de texte

Les textes peuvent être obtenus de plusieurs façons. La frappe au clavier (ou saisie) est la plus directe, mais elle n'est pas la plus adaptée si le document préexiste. Si le document a déjà été saisi, il a certainement été enregistré dans un fichier. On peut alors y avoir accès une nouvelle fois. Si le document est imprimé, on a parfois recours à un scanner et à un logiciel de reconnaissance de caractères. On peut obtenir des textes par le courrier électronique, par une recherche sur Internet, par le biais d'un autre logiciel. Pour généraliser, les textes peuvent provenir d'autres logiciels que Word. On parle alors d'importations de fichiers de divers formats.

Pour permettre une facilité dans la saisie et la révision des textes, le traitement de texte offre des fonctionnalités de déplacement et de défilement du texte, de sélection, de suppression, toujours relatives aux éléments constitutifs de base, a savoir les caractères, les mots, les lignes, les phrases. . . Par exemple, dans Word, vous pouvez vous déplacer de caractère en caractère, de mots en mots etc.

5.2.1 Mise en forme d'un document

Préciser les propriétés (le style) de chaque composant du document. Pour un caractère, la mise en forme consiste à lui donner une taille, une police (dessin de base des caractères), le mettre en gras ou en italique, etc. A chaque élément du texte (caractère, mot, paragraphe) correspond une mise en forme particulière. Si elle n'est pas automatisée, cette mise en forme peut s'avérer très longue. L'automatisation se fait en utilisant les feuilles de styles qui définissent ces propriétés de manière globale, pour l'ensemble du document.

5.2.2 Modification et vérification

Rechercher tous les $1999$ pour les remplacer par $2000$ peut prendre du temps si votre document contient beaucoup de dates. Le traitement de texte permet d'effectuer cette opération de manière quasi-automatique (assurez vous qu'il n'existe pas de $1999$ qu'il ne faut pas remplacer).

Les correcteurs orthographique et grammatical peuvent vous assister dans la correction des erreurs de frappe (pour la grammaire, la performance est très insuffisante pour l'instant).

5.2.3 Fonctionnalités au niveau du document

Les outils actuels vous permettent de créer aisément un index, une table des matières, un glossaire définissant les termes techniques ou de contrôler la pagination, la mise en colonnes, la numérotation, etc.

5.2.4 Fonctionnalités liées à la diffusion

L'impression reste le moyen le plus courant de la diffusion. Le dé veloppement de l'Internet donne un rôle de plus en plus important à la diffusion par envoie de courrier électronique ou via une page web. Cela permet non seulement la diffusion mais aussi le partage d'un document ou le travail collectif sur un texte (gestion des versions différentes, des notes, de révisions par des personnes différentes...).

5.2.5 Automatisation

Si vous recevez une lettre de rappel de votre fournisseur de gaz pour une facture impayée, n'attendez pas à avoir un mot personnel. Ce type de courrier est fait chaque mois pour des milliers d'abonnés et les noms et les adresses sont automatiquement ajoutés à partir d'une base de données. Il s'agit de publipostage et les traitements de texte savent très bien le faire.

Vous même, vous pouvez créer une lettre type pour les courriers qui se répètent dans le temps ou des macrocommandes pour des phrases fréquemment utilisées.

5.3 Quelques éléments de typographie et de mise en page

5.3.1 Le mauvais réflexe à éviter

Le traitement de texte n'est pas une machine à écrire! Vous ne devez jamais aller à la ligne manuellement à l'intérieur d'un paragraphe et cela, pour des raisons que nous avons évoquées à l'introduction de ce chapitre: le retour à la ligne doit être utilisé comme le séparateur des paragraphes.

Le principe d'utilisation du traitement de texte est la saisie au kilomètre. C'est le style que vous affecterez par la suite au paragraphe qui doit déterminer sa mise en page.

5.3.2 Les ``mauvais'' décalages

Cela est vrai aussi pour l'espacement horizontal du texte (les retraits en début de ligne, les tabulations, les marges, etc.). La touche d'espace doit servir pour séparer les mots et non pour introduire du vide supplémentaire dans la ligne.

Les espacements vertical (saut de lignes,...) et horizontal (tabulations, retraits,...) doivent être définis par le style qui sera appliqué en fonction de la structure du document et du rôle des différents éléments dans cette structure.

5.3.3 Règles de typographie

Voici quelques règles de saisie usuelles pratiquées en dactylographie française:

• vous devez saisir un espace:
  • avant la double ponctuation (! ? : ;) ;

  • avant le % et en général les unités monétaires, kilométriques, etc.

  • avant les guillemets fermant ($\gg$) et le tiret lorsqu'il est utilisé en milieu de phrase (-);

  • après $\gg$ et bien sûr après , ; : . ! ? et tiret.

Remarque 1   Certains traitements de texte savent insérer automatiquement les espaces avant la double ponctuation (c'est le cas de Microsoft Word).

Ces règles ne sont valables qu'en français. En anglais il n'y a jamais d'espace avant la ponctuation.

• Les parenthèses. Les parenthèses doivent être collées à ce qu'elles entourent; le bloc ainsi obtenu se comporte comme un mot et sera entouré d'espace.
  • cet exemple ( comme cela ) est faux;

  • cet exemple (comme cela) est correct.

• les guillemets français s'écrivent $\ll$ ainsi $\gg$ (mais - mea culpa - le traitement de texte utilisé pour rédiger ce cours ne respecte pas cela car il est en anglais);

• les nombres s'écrivent différemment en anglais et en français : en français, il faut mettre une virgule pour séparer les unités de la partie décimale, exemple: 2,5 kg et mettre un blanc insécable (MAJ+ESPACE sous Word) pour séparer les tranches de mille comme dans 40000 km;

• les locutions latines sont mises en italiques dans le texte en romain (sauf pour cf. etc. et les locutions francisées comme critérium);

• les noms propres se composent en petites capitales mais le prénom reste en romain soit par exemple William GATES;

• on ne met pas de point entre les lettres des sigles (RATP, SNCF...) sauf lorsque ce sigle est peu connu et s'énonce lettre par lettre;

• les majuscules doivent toujours être accentuées (mais le logiciel utilisé pour rédiger ce cours ne respecte pas cela);

• uniquement la première lettre d'un titre se met en majuscule et on ne met pas de ponctuation à la fin d'un titre (à l'exception des points d'exclamation et d'interrogation);

• dans une énumération simple comme celle-ci (c.-à-d. ne comportant pas plus d'une phrase par élément), vous devez commencer chaque élément par une minuscule et le terminer par un point virgule (sauf le dernier).

5.4 Microsoft Word

Microsoft Word est aujourd'hui le standard de fait. Word est un traitement de texte wysiwyg^5.2. Vous allez donc pouvoir formater les textes à l'écran, très facilement. Mais vous allez aussi pouvoir les rendre ... illisibles très facilement si vous abusez de ces possibilités.

5.5 Première rencontre avec Microsoft Word

Vous démarrez cette application via le menu démarrer :

Vous obtenez alors la fenêtre de Word:

Cette fenêtre est composée de plusieurs zones.

5.5.1 La barre de titre

Cette barre contient le titre de la fenêtre. Elle est commune à toutes les applications Windows qui utilisent les bibliothèques standards de Microsoft. Dans le cas de Word, elle affiche le nom du logiciel (Microsoft Word) et le nom du fichier ouvert (Document 1 qui est le document par défaut qui est créé par Word). Quand Word est le logiciel actif, cette barre a une couleur vive (en général bleu) sinon elle a une couleur pâle (en général gris).

A droite, vous trouverez les fonctions habituelles pour la visualisation des fenêtres (minimisée, normale, agrandie, fermée).

5.5.2 La barre de menu

Cette liste de menu permet d'accéder aux principales fonctions du logiciel. On peut la modifier en fonction de ses goûts et besoins.

5.5.3 La barre d'outils

Cette barre permet un accès rapide aux fonctionnalités les plus utilisées de Word. On peut personnaliser les éléments contenus dans cette barre en fonction de ses besoins (ajouter l'éditeur d'équation, par exemple). Elle est composée de blocs et ses composantes principales servent à

• créer, ouvrir et enregistrer les fichiers : ;

• imprimer le document actif, la prévisualisation avant impression et le correcteur orthographique : ;

• couper, copier, coller un bloc de texte vers ou à partir de la presse-papiers et copier le style d'un paragraphe pour l'appliquer sur un autre : ;

• annuler la dernière opération effectuée ou la refaire : ;

• changer les caractéristiques (style) des caractères : ;

• changer les caractéristiques (style) des paragraphes : ;

Les fonctions de style de caractère permettent de modifier l'apparence des caractères de manière à mettre en valeur certains mots:

Les fonctions de style de paragraphe permettent de modifier leur apparence, notamment pour distinguer un paragraphe des autres grâce à leur alignement:

La barre d'outil contient l'ensemble de possibilités

5.5.4 La zone de saisie

C'est la zone dans la quelle on saisit son texte et on visualise les conséquences des styles choisis sur le document. En haut et à gauche de cette zone vous avez les règles qui montrent la position du texte sur la page en cours.

5.5.5 La barre d'état

Elle donne des informations importantes sur l'état du document: la page et la section en cours, le placement actuel du curseur par rapport à la marge gauche, le début du document et la colonne actuelle. D'autres informations sont aussi contenues dans cette barre: le mode de saisie (insertion ou écrasement, la langue du document, l'activité de l'impression ou de la correction orthographique automatique, etc.

5.6 Mise en page d'un texte

5.6.1 Manipulation des caractères

Vous pouvez changer:

• la police : Times, Courrier, Sans serif, etc;

• le style: gras, italique ou souligné;

• la taille: exprimé en points; une taille de 10 à 12 points est une taille normale.

• l'espacement: uniquement pour des cas assez rares.

Ces opérations s'effectuent soit en utilisant la barre d'outils, soit le menu Format/Police

5.6.2 Manipulation des paragraphes

. Les principales propriétés qui peuvent être modifiées sont:

• tous les réglages concernant les caractères (ils s'appliquent alors à l'ensemble du paragraphe sélectionné);

• la marge à gauche, la marge à droite et le retrait en début de première ligne;

• les veuves et les orphelins : la façon dont un paragraphe est autorisé à laisser traîner quelques lignes seules en début ou en fin de page, ainsi que la façon dont on doit lier les paragraphes entre eux (par exemple un titre ne doit pas rester seul en bas d'une page alors que le texte correspondant est en début de la page suivante).

Ces propriétés se fixent en utilisant la barre d'outils ou le menu Format/Paragraphe. Deux cas sont à distinguer:

1. Les caractéristiques ne concerne qu'un paragraphe unique: on modifie alors ce paragraphe à la main et on passe à la suite du texte.

2. Les caractéristiques concernent plusieurs paragraphes du document: ne pas les modifier (taille des caractères, espacement, etc.) un par un; on modifie un des paragraphes devant avoir cette présentation, on enregistre le style dans la liste des styles, et on utilise cette liste pour définir le style des autres paragraphes.

   On peut également utiliser des styles prédéfinis. On peut même adapter des styles prédéfinis à ses goûts en les redéfinissant.

   Ainsi si l'on change d'avis (quant à la police utilisée, par exemple) il suffit de modifier le style pour que ce changement s'applique automatiquement à tous les paragraphes concernés.

La définition d'un nouveau style ou la modification d'un style existant se fait par le menu Format/Style qui donne le résultat suivant:

Il suffit alors de modifier les éléments concernés et de sauvegarder ce style en l'ajoutant au modèle pour qu'il soit disponible pour tout document.

5.6.3 Séparer deux paragraphes

Pour espacer verticalement deux paragraphes, il faut modifier ce que Word appelle l'espacement entre deux paragraphes et non utiliser la touche Entrée. On accède à cette propriété en utilisant le menu Format/Paragraphe:

5.6.4 Aligner à l'intérieur d'un paragraphe

Cela peut être réalisé grâce à un tableau. On peut aussi définir les tabulations correspondants à l'alignement et passer de l'un à l'autre en utilisant la touche Tab.

5.6.5 Derniers conseils

1. Même si chacun a sa propre conception du beau, il existe des conventions généralement admises pour la réussite d'une mise en page. La sobriété en fait partie. La lisibilité doit être votre premier objectif. Les présentations exotiques doivent par conséquent être limitées à des cadres bien particuliers.

2. Éviter la superposition des italiques et les $\ll$ guillemets$\gg$. Cela serait redondant.

3. Ce n'est pas parce que vous avez 350 polices sur votre machine que vous devez toutes les utiliser dans un seul paragraphe. N' oubliez pas que le maître mot est la lisibilité.